Worauf Sie bei Ihren Bestands- und Neukunden ab dem 01.09.2012 unbedingt achten sollten!
Das „Ende der Übergangsfrist“ ist in den letzten Wochen ein zwar nicht gerne, aber dennoch viel diskutiertes Thema innerhalb der Dialogmarketing-Branche. Deshalb möchten wir uns dieser Thematik annehmen und einige spezielle Aspekte näher beleuchten:
Eigenadressen – Erhebung durch Bestell-/Kaufabwicklung
Ab dem 1.9.2012 gilt, dass Adressdaten, die im Rahmen einer Kaufabwicklung gewonnen wurden für die Eigenwerbung weiterhin uneingeschränkt (nach altem „Rechtsverständnis“) genutzt werden können (§ 28, Abs. 1 Nr. 1 BDSG ). Für Interessenten-Adressen gilt dies nicht.
Nutzung von Daten aus öffentlichen Verzeichnissen
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung allgemein zugänglicher Daten ist erlaubt, solange dem keine schutzwürdigen Interessen des Verbrauchers entgegenstehen. Die Nutzung dieser Daten ist allerdings nur zulässig, wenn diese Daten in Listenform (Listendaten) genutzt werden.
Diese Daten müssen aber nicht zwingend öffentlichen Verzeichnissen entnommen worden sein. Sie müssen zum Zeitpunkt der Nutzung nur in öffentlichen Verzeichnissen stehen (was diesem letztendlich ziemlich gleich kommt). Der Erhebung kann -wie gesagt- auch aus anderen rechtskonformen Verzeichnissen erfolgt sein. In § 28, 3, Satz 2 BDSG ist genau definiert, was unter Listendaten zu verstehen ist. Darunter fallen z.B. keine Geburtsdaten oder Telefonnummern. Diese dürfen nicht genutzt werden.
Der gravierende Unterschied zur alten BDSG-Fassung ist, dass der Begriff „öffentliche Quellen“ im novellierten BDSG durch den Begriff „öffentliche Verzeichnisse“ ersetzt worden ist (§ 28, 3 Satz 1). Darunter dürfte der Gesetzgeber ausschließlich Adress-, Branchen- und Rufnummerverzeichnisse verstehen. Dies steht allerdings teilweise dem Urheberrecht entgegen. Nach geltendem Recht müssen die Listendaten aber einem Verzeichnis entnommen sein.
Daten, die dem Internet von einer allgemein zugänglichen Seite entnommen sind, aber kein Verzeichnis im wörtlichen Sinne darstellen (z.B. das Impressum einer Webseite), gelten somit nicht als „öffentliches Verzeichnis“ und ist daher „tabu“.
Nutzung von Daten die nicht aus öffentlichen Verzeichnissen stammen
Alle Adressen, die vor dem 1.9.2009 erhoben worden sind und nicht aus einem öffentlich zugänglichen Verzeichnis stammen, dürfen ab dem 1.9.2012 nicht mehr für Werbezwecke genutzt oder übermittelt werden. Für alle Daten, die nach dem 1.9.2009erhoben wurden gilt diese Regelung bereits seit längerem.
Falls diese Daten weiterhin für Werbezwecke genutzt werden sollen, muss eine schriftliche Einwilligung der Verbraucher eingeholt werden. Die Nutzung für Werbeaktionen von Dritten kann ohne schriftliche Einwilligung erfolgen, wenn die Adressherkunft laut BDSG auf den Werbemitteln angedruckt wird.
Ausnahmen
Firmenadressen und Adressen für die Spendenwerbung sind von der neuen Regelung nicht betroffen und dürfen weiterhin ohne Einwilligung und ohne Herkunftsandruck genutzt werden.
Datenanreicherung
Eine Hinzuspeicherung weiterer Daten ist zulässig. Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, um welche Art von Daten es sich dabei handeln kann. Allerdings ist davon auszugehen, dass nur Daten, die aus öffentlichen Verzeichnissen stammen, den Listendaten hinzugespeichert werden dürfen. Selbstverständlich ist bei der Hinzuspeicherung abzuwägen, ob schutzwürdige Interessen der Betroffenen verletzt werden (könnten).
Dennoch ist hier Vorsicht geboten: In der Bundestagsdrucksache 16/12011 ist als Gesetzesbegründung zu lesen, dass hinzu gespeicherte Daten nur und ausschließlich aus einem eigenen Datenbestand (der direkt beim Betroffenen erhoben wurde für Zwecke der Eigenwerbung oder der eigenen Meinungs- und Marktforschung) selektiert bzw. übermittelt werden dürfen, um bestehende Kunden gezielter ansprechen zu können. Diese Grundlage scheidet bei einer Werbung durch Dritte aus (vgl. § 28, 3, 3), da eine Übermittlung hinzu gespeicherter Merkmale an andere Unternehmen zum Zwecke der Werbung ausgeschlossen ist. Wir denken jedoch (und das ist das „versöhnliche“), dass einer Nutzung von hinzu gespeicherten Daten im Lettershopverfahren (mit transparenter Nutzung) nichts im Wege steht.
Auskunftspflicht
Um Verbrauchern eine Auskunft über die Herkunft ihrer Daten geben zu können (§ 34, 1a) ist es ferner erforderlich, die ersterhebende Stelle abzuspeichern (§ 28, 3, Satz 4). Darüber hinaus muss das Erfassungsdatum und das Datum der Übermittlung abgespeichert werden. Das Datum der Übermittlung ist relevant, damit die zweijährige Speicherpflicht überprüft werden kann, die für das übermittelnde Unternehmen gilt.
Fazit
Schnelles Handeln ist nun angesagt: Denn Sie haben nur noch fünf Tage Zeit bis zum 31.08.2012. Bis dahin müssen Sie bei Ihren Altdatenbeständen (Interessenten-Adressen), die nicht vom Listenprivileg erfasst sind, die entsprechende Einwilligung des Betroffenen einholen. Ab dem 1.9.2012 sind diese Daten ansonsten für Werbung nicht mehr nutzbar, es sei denn, einer der formulierten Ausnahmetatbestände im BDSG lässt sich auf Ihre Daten anwenden.
Gerne hilft Ihnen unsere Schwester-Firma ZB Datenschutz u. –sicherheit GmbH & Co. KG bei der Formulierung der Adressherkunft laut BDSG. Mehr Informationen rund um das Thema Datenschutz und externer Datenschutzbeauftragter (eDSB) finden Sie auf: www.zb-datenschutz.de
Ihr Ansprechpartner ist Ulrich Braunbach
TEL: +49 (0) 2203 89842 21
Mailto: ubraunbach@zb-datenschutz.de
PS: Individuelle Beratung für mehr Umsatz und mehr Kunden wartet heute auf Sie! – Rund um Ihre Neukundengewinnung (Adressen, Beilagen, Media und vieles mehr…)
Kontaktieren Sie uns heute noch